Polityka ochrony danych osobowych – Pet-Expo – Międzynarodowe Targi Zoologiczne B2B

Polityka ochrony danych osobowych

POLITYKA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

 

  1. Niniejszy dokument zatytułowany „Polityka ochrony danych osobowych” (dalej jako Polityka) ma za zadanie stanowić mapę wymogów, zasad i regulacji ochrony danych osobowych w Elite Expo Zbigniew Joniec. ul. 3go maja 125B/14, 41-500 Chorzów, NIP 627-257-62-72 (dalej jako Elite Expo).

Niniejsza Polityka jest polityką ochrony danych osobowych w rozumieniu RODO – rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

  1. Polityka zawiera:
  2. opis zasad ochrony danych obowiązujących w Elite Expo;
  3. odwołania do załączników uszczegóławiających (wzorcowe procedury lub instrukcje dotyczące poszczególnych obszarów z zakresu ochrony danych osobowych wymagających doprecyzowania w odrębnych dokumentach);
  4. Odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie niniejszej Polityki jest właściciel Elite Expo, a za nadzór i monitorowanie przestrzegania Polityki odpowiadają:
  • Inspektor Ochrony Danych, jeżeli został powołany w Elite Expo;
  • komórka audytu wewnętrznego, jeżeli funkcjonuje w Elite Expo;

za stosowanie niniejszej Polityki odpowiedzialni są:

  • Elite Expo;
  • komórka organizacyjna odpowiedzialna za obszar bezpieczeństwa informacji;
  • komórki organizacyjne przetwarzające dane osobowe w dużym rozmiarze;
  • pozostałe komórki organizacyjne;
  • wszyscy członkowie personelu Elite Expo.

Elite Expo powinna też zapewnić zgodność postępowania kontrahentów Spółki z niniejszą Polityką w odpowiednim zakresie, gdy dochodzi do przekazania im danych osobowych przez Spółkę.

  1. Skróty i definicje:

Polityka oznacza niniejszą Politykę ochrony danych osobowych, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

RODO oznaczarozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119, s. 1).

Dane oznaczają dane osobowe, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Dane wrażliwe oznaczają dane specjalne i dane karne.

Dane specjalne oznaczają dane wymienione w art. 9 ust. 1 RODO, tj. dane osobowe ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne w celu jednoznacznego zidentyfikowania osoby fizycznej lub dane dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej.

Dane karne oznaczają dane wymienione w art. 10 RODO, tj. dane dotyczące wyroków skazujących i naruszeń prawa.

Dane dzieci oznaczają dane osób poniżej 16. roku życia.

Osoba oznacza osobę, której dane dotyczą, o ile co innego nie wynika wyraźnie z kontekstu.

Podmiot przetwarzający oznacza organizację lub osobę, której Elite Expo powierzyła przetwarzanie danych osobowych (np. usługodawca IT, zewnętrzna księgowość).

Profilowanie oznacza dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej, w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Eksport danych oznacza przekazanie danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

IOD lub Inspektor oznacza Inspektora Ochrony Danych Osobowych

RCPD lub Rejestr oznacza Rejestr Czynności Przetwarzania Danych Osobowych.

Elite Expo oznacza spółkę Elite Expo Zbigniew Joniec ul. 3go maja 125B/14, 41-500 Chorzów, NIP  627-257-62-72

  1. Ochrona danych osobowych w Elite Expo – zasady ogólne
    • Filary ochrony danych osobowych w Elite Expo:
  • Legalność – Elite Expo dba o ochronę prywatności i przetwarza dane zgodnie z prawem.
  • Bezpieczeństwo – Elite Expo zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych podejmując stale działania w tym zakresie.
  • Prawa Jednostki – Elite Expo umożliwia osobom, których dane przetwarza, wykonywanie swoich praw i prawa te realizuje.
  • Rozliczalność − Elite Expo dokumentuje to, w jaki sposób spełnia obowiązki, aby w każdej chwili móc wykazać zgodność.
    • Zasady ochrony danych

Elite Expo przetwarza dane osobowe z poszanowaniem następujących zasad:

  • w oparciu o podstawę prawną i zgodnie z prawem (legalizm);
  • rzetelnie i uczciwie (rzetelność);
  • w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą (transparentność);
  • w konkretnych celach i nie „na zapas” (minimalizacja);
  • nie więcej niż potrzeba (adekwatność);
  • z dbałością o prawidłowość danych (prawidłowość);
  • nie dłużej niż potrzeba (czasowość);
  • zapewniając odpowiednie bezpieczeństwo danych (bezpieczeństwo).
    • System ochrony danych

System ochrony danych osobowych w Elite Expo składa się z następujących elementów:

  • Inwentaryzacja danych. Elite Expo dokonuje identyfikacji zasobów danych osobowych w Elite Expo, klas danych, zależności między zasobami danych, identyfikacji sposobów wykorzystania danych (inwentaryzacja), w tym:
  1. przypadków przetwarzania danych specjalnych i danych „kryminalnych” (dane wrażliwe);
  2. przypadków przetwarzania danych osób, których Elite Expo nie identyfikuje (dane niezidentyfikowane);
  3. współadministrowania danymi.
  • Elite Expo opracowuje, prowadzi i utrzymuje Rejestr Czynności Danych Osobowych w Elite Expo (Rejestr). Rejestr jest narzędziem rozliczania zgodności z ochroną danych w Elite Expo.
  • Podstawy prawne. Elite Expo zapewnia, identyfikuje, weryfikuje podstawy prawne przetwarzania danych i rejestruje je w Rejestrze, w tym:
  1. utrzymuje system zarządzania zgodami na przetwarzanie danych i komunikację na odległość,
  2. inwentaryzuje i uszczegóławia uzasadnienie przypadków, gdy Elite Expo przetwarza dane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki.
  • Obsługa praw jednostki. Elite Expo spełnia obowiązki informacyjne względem osób, których dane przetwarza, oraz zapewnia obsługę ich praw, realizując otrzymane w tym zakresie żądania, w tym:
  1. Obowiązki informacyjne. Elite Expo przekazuje osobom prawem wymagane informacje przy zbieraniu danych i w innych sytuacjach oraz organizuje i zapewnia udokumentowanie realizacji tych obowiązków.
  2. Możliwość wykonania żądań. Elite Expo weryfikuje i zapewnia możliwość efektywnego wykonania każdego typu żądania przez siebie i swoich przetwarzających.
  3. Obsługa żądań. Elite Expo zapewnia odpowiednie nakłady i procedury, aby żądania osób były realizowane w terminach i w sposób wymagany RODO i dokumentowane.
  4. Zawiadamianie o naruszeniach. Elite Expo stosuje procedury pozwalające na ustalenie konieczności zawiadomienia osób dotkniętych zidentyfikowanym naruszeniem ochrony danych.
  • Elite Expo posiada zasady i metody zarządzania minimalizacją (privacy by default), a w tym:
  1. zasady zarządzania adekwatnością danych;
  2. zasady reglamentacji i zarządzania dostępem do danych;
  3. zasady zarządzania okresem przechowywania danych i weryfikacji dalszej przydatności;
  • Bezpieczeństwo. Elite Expo zapewnia odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych, w tym:
  1. przeprowadza analizy ryzyka dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii;
  2. przeprowadza oceny skutków dla ochrony danych tam, gdzie ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie;
  3. dostosowuje środki ochrony danych do ustalonego ryzyka;
  4. posiada system zarządzania bezpieczeństwem informacji;
  5. stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych − zarządza incydentami.
  • Przetwarzający. Elite Expo posiada zasady doboru przetwarzających dane na rzecz Spółki, wymogów co do warunków przetwarzania (umowa powierzenia), zasad weryfikacji wykonywania umów powierzenia.
  • Eksport danych. Elite Expo posiada zasady weryfikacji, czy Elite Expo nie przekazuje danych do państw trzecich (czyli poza UE, Norwegię, Lichtenstein, Islandię) lub do organizacji międzynarodowych oraz zapewnienia zgodnych z prawem warunków takiego przekazywania, jeśli ma ono miejsce.
  • Privacy by design. Elite Expo zarządza zmianami mającymi wpływ na prywatność. W tym celu procedury uruchamiania nowych projektów i inwestycji w Elite Expo uwzględniają konieczność oceny wpływu zmiany na ochronę danych, zapewnienie prywatności (a w tym zgodności celów przetwarzania, bezpieczeństwa danych i minimalizacji) już w fazie projektowania zmiany, inwestycji czy na początku nowego projektu.
  1. Inwentaryzacja
    • Dane wrażliwe

Elite Expo identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane wrażliwe (dane specjalne i dane karne) oraz utrzymuje dedykowane mechanizmy zapewnienia zgodności z prawem przetwarzania danych wrażliwych. W przypadku zidentyfikowania przypadków przetwarzania danych wrażliwych, Elite Expo postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

  • Dane niezidentyfikowane

Elite Expo identyfikuje przypadki, w których przetwarza lub może przetwarzać dane niezidentyfikowane i utrzymuje mechanizmy ułatwiające realizację praw osób, których dotyczą dane niezidentyfikowane.

  • Profilowanie

Elite Expo identyfikuje przypadki, w których dokonuje profilowania przetwarzanych danych i utrzymuje mechanizmy zapewniające zgodność tego procesu z prawem. W przypadku zidentyfikowania przypadków profilowania i zautomatyzowanego podejmowania decyzji, Elite Expo postępuje zgodnie z przyjętymi zasadami w tym zakresie.

  • Współadministrowanie

Elite Expo identyfikuje przypadki współadministrowania danymi i postępuje w tym zakresie zgodnie z przyjętymi zasadami.

  1. Rejestr Czynności Przetwarzania Danych
    • RCPD stanowi formę dokumentowania czynności przetwarzania danych, pełni rolę mapy przetwarzania danych i jest jednym z kluczowych elementów umożliwiających realizację fundamentalnej zasady, na której opiera się cały system ochrony danych osobowych, czyli zasady rozliczalności.
    • Elite Expo prowadzi Rejestr Czynności Przetwarzania Danych, w którym inwentaryzuje i monitoruje sposób, w jaki wykorzystuje dane osobowe.
    • Rejestr jest jednym z podstawowych narzędzi umożliwiających Elite Expo rozliczanie większości obowiązków ochrony danych.
    • W Rejestrze, dla każdej czynności przetwarzania danych, którą Elite Expo uznała za odrębną dla potrzeb Rejestru, Elite Expo odnotowuje co najmniej: (i) nazwę czynności, (ii) cel przetwarzania, (iii) opis kategorii osób, (iv) opis kategorii danych, (v) podstawę prawną przetwarzania, wraz z wyszczególnieniem kategorii uzasadnionego interesu Spółki, jeśli podstawą jest uzasadniony interes, (vi) sposób zbierania danych, (vii) opis kategorii odbiorców danych (w tym przetwarzających), (viii) informację o przekazaniu poza EU/EOG; (ix) ogólny opis technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych.
    • Wzór Rejestru stanowi Załącznik nr 1 do Polityki – „Wzór Rejestru Czynności Przetwarzania Danych”. Wzór Rejestru zawiera także kolumny nieobowiązkowe. W kolumnach nieobowiązkowych Elite Expo rejestruje informacje w miarę potrzeb i możliwości, z uwzględnieniem tego, że pełniejsza treść Rejestru ułatwia zarządzanie zgodnością ochrony danych i rozliczenie się z niej
  2. Podstawy przetwarzania
    • Elite Expo dokumentuje w Rejestrze podstawy prawne przetwarzania danych dla poszczególnych czynności przetwarzania.
    • Wskazując ogólną podstawę prawną (zgoda, umowa, obowiązek prawny, żywotne interesy, zadanie publiczne/władza publiczna, uzasadniony cel Spółki) Elite Expo dookreśla podstawę w czytelny sposób, gdy jest to potrzebne. Np. dla zgody wskazując na jej zakres, gdy podstawą jest prawo – wskazując na konkretny przepis i inne dokumenty, np. umowę, porozumienie administracyjne, żywotne interesy – wskazując na kategorie zdarzeń, w których się zmaterializują, uzasadniony cel – wskazując na konkretny cel, np. marketing własny, dochodzenie roszczeń.
    • Elite Expo wdraża metody zarządzania zgodami umożliwiające rejestrację i weryfikację posiadania zgody osoby na przetwarzanie jej konkretnych danych w konkretnym celu, zgody na komunikację na odległość (email, telefon, sms, in.) oraz rejestrację odmowy zgody, cofnięcia zgody i podobnych czynności (sprzeciw, ograniczenie itp.).
    • Kierownik komórki organizacyjnej Spółki ma obowiązek znać podstawy prawne, na jakich komórka przez niego kierowana dokonuje konkretnych czynności przetwarzania danych osobowych. Jeżeli podstawą jest uzasadniony interes Spółki, kierownik komórki ma obowiązek znać konkretny realizowany przetwarzaniem interes Spółki.
  3. Sposób obsługi praw jednostki i obowiązków informacyjnych
    • Elite Expo dba o czytelność i styl przekazywanych informacji i komunikacji z osobami, których dane przetwarza.
    • Elite Expo ułatwia osobom korzystanie z ich praw poprzez różne działania, w tym: zamieszczenie na stronie internetowej Spółki informacji lub odwołań (linków) do informacji o prawach osób, sposobie skorzystania z nich w Elite Expo, w tym wymaganiach dotyczących identyfikacji, metodach kontaktu ze Spółką w tym celu, ewentualnym cenniku żądań „dodatkowych” itp.
    • Elite Expo dba o dotrzymywanie prawnych terminów realizacji obowiązków względem osób.
    • Elite Expo wprowadza adekwatne metody identyfikacji i uwierzytelniania osób dla potrzeb realizacji praw jednostki i obowiązków informacyjnych.
    • W celu realizacji praw jednostki Elite Expo zapewnia procedury i mechanizmy pozwalające zidentyfikować dane konkretnych osób przetwarzane przez Spółkę, zintegrować te dane, wprowadzać do nich zmiany i usuwać w sposób zintegrowany,
    • Elite Expo dokumentuje obsługę obowiązków informacyjnych, zawiadomień i żądań osób.
  4. Obowiązki informacyjne
    • Elite Expo określa zgodne z prawem i efektywne sposoby wykonywania obowiązków informacyjnych.
    • Elite Expo informuje osobę o przedłużeniu ponad jeden miesiąc terminu na rozpatrzenie żądania tej osoby.
    • Elite Expo informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych od tej osoby.
    • Elite Expo informuje osobę o przetwarzaniu jej danych, przy pozyskiwaniu danych o tej osobie niebezpośrednio od niej.
    • Elite Expo określa sposób informowania osób o przetwarzaniu danych niezidentyfikowanych, tam gdzie to jest możliwe (np. tabliczka o objęciu obszaru monitoringiem wizyjnym).
    • Elite Expo informuje osobę o planowanej zmianie celu przetwarzania danych.
    • Elite Expo informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.
    • Elite Expo informuje odbiorców danych o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych (chyba że będzie to wymagało niewspółmiernie dużego wysiłku lub będzie niemożliwe).
    • Elite Expo informuje osobę o prawie sprzeciwu względem przetwarzania danych najpóźniej przy pierwszym kontakcie z tą osobą.
    • Elite Expo bez zbędnej zwłoki zawiadamia osobę o naruszeniu ochrony danych osobowych, jeżeli może ono powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności tej osoby.
  5. Żądania osób
    • Prawa osób trzecich. Realizując prawa osób, których dane dotyczą, Elite Expo wprowadza proceduralne gwarancje ochrony praw i wolności osób trzecich. W szczególności w przypadku powzięcia wiarygodnej wiadomości o tym, że wykonanie żądania osoby o wydanie kopii danych lub prawa do przeniesienia danych może niekorzystnie wpłynąć na prawa i wolności innych osób (np. prawa związane z ochroną danych innych osób, prawa własności intelektualnej, tajemnicę handlową, dobra osobiste itp.), Elite Expo może zwrócić się do osoby w celu wyjaśnienia wątpliwości lub podjąć inne prawem dozwolone kroki, łącznie z odmową zadośćuczynienia żądaniu.
    • Nieprzetwarzanie. Elite Expo informuje osobę o tym, że nie przetwarza danych jej dotyczących, jeśli taka osoba zgłosiła żądanie dotyczące jej praw.
    • Odmowa. Elite Expo informuje osobę, w ciągu miesiąca od otrzymania żądania, o odmowie rozpatrzenia żądania i o prawach osoby z tym związanych.
    • Dostęp do danych. Na żądanie osoby dotyczące dostępu do jej danych, Elite Expo informuje osobę, czy przetwarza jej dane oraz informuje osobę o szczegółach przetwarzania, zgodnie z art. 15 RODO (zakres odpowiada obowiązkowi informacyjnemu przy zbieraniu danych), a także udziela osobie dostępu do danych jej dotyczących. Dostęp do danych może być zrealizowany przez wydanie kopii danych, z zastrzeżeniem, że kopii danych wydanej w wykonaniu prawa dostępu do danych Elite Expo nie uzna za pierwszą nieodpłatną kopię danych dla potrzeb opłat za kopie danych.
    • Kopie danych. Na żądanie Elite Expo wydaje osobie kopię danych jej dotyczących i odnotowuje fakt wydania pierwszej kopii danych. Elite Expo wprowadza i utrzymuje cennik kopii danych, zgodnie z którym pobiera opłaty za kolejne kopie danych. Cena kopii danych skalkulowana jest w oparciu o oszacowany jednostkowy koszt obsługi żądania wydania kopii danych.
    • Sprostowanie danych. Elite Expo dokonuje sprostowania nieprawidłowych danych na żądanie osoby. Elite Expo ma prawo odmówić sprostowania danych, chyba że osoba w rozsądny sposób wykaże nieprawidłowości danych, których sprostowania się domaga. W przypadku sprostowania danych Elite Expo informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.
    • Uzupełnienie danych. Elite Expo uzupełnia i aktualizuje dane na żądanie osoby. Elite Expo ma prawo odmówić uzupełnienia danych, jeżeli uzupełnienie byłoby niezgodne z celami przetwarzania danych (np. Elite Expo nie musi przetwarzać danych, które są Elite Expo zbędne). Elite Expo może polegać na oświadczeniu osoby, co do uzupełnianych danych, chyba że będzie to niewystarczające w świetle przyjętych przez Spółkę procedur (np. co do pozyskiwania takich danych), prawa lub zaistnieją podstawy, aby uznać oświadczenie za niewiarygodne.
    • Usunięcie danych. Na żądanie osoby, Elite Expo usuwa dane, gdy:
  • dane nie są niezbędne do celów, w których zostały zebrane ani przetwarzane w innych celach,
  • zgoda na ich przetwarzanie została cofnięta, a nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
  • osoba wniosła skuteczny sprzeciw względem przetwarzania tych danych,
  • dane były przetwarzane niezgodnie z prawem,
  • konieczność usunięcia wynika z obowiązku prawnego,
  • żądanie dotyczy danych dziecka zebranych na podstawie zgody w celu świadczenia usług społeczeństwa informacyjnego oferowanych bezpośrednio dziecku (np. profil dziecka na portalu społecznościowym, udział w konkursie na stronie internetowej).

Elite Expo określa sposób obsługi prawa do usunięcia danych w taki sposób, aby zapewnić efektywną realizację tego prawa przy poszanowaniu wszystkich zasad ochrony danych, w tym bezpieczeństwa, a także weryfikację, czy nie zachodzą wyjątki, o których mowa w art. 17. ust. 3 RODO.

Jeżeli dane podlegające usunięciu zostały upublicznione przez Spółkę, Elite Expo podejmuje rozsądne działania, w tym środki techniczne, by poinformować innych administratorów przetwarzających te dane osobowe, o potrzebie usunięcia danych i dostępu do nich.

W przypadku usunięcia danych Elite Expo informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

  • Ograniczenie przetwarzania. Elite Expo dokonuje ograniczenia przetwarzania danych na żądanie osoby, gdy:
  1. osoba kwestionuje prawidłowość danych – na okres pozwalający sprawdzić ich prawidłowość,
  2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania,
  3. Elite Expo nie potrzebuje już danych osobowych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
  4. osoba wniosła sprzeciw względem przetwarzania z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją – do czasu stwierdzenia, czy po stronie Spółki zachodzą prawnie uzasadnione podstawy nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu.

W trakcie ograniczenia przetwarzania Elite Expo przechowuje dane, natomiast nie przetwarza ich (nie wykorzystuje, nie przekazuje), bez zgody osoby, której dane dotyczą, chyba że w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego.

Elite Expo informuje osobę przed uchyleniem ograniczenia przetwarzania.

W przypadku ograniczenia przetwarzania danych Elite Expo informuje osobę o odbiorcach danych, na żądanie tej osoby.

  • Przenoszenie danych. Na żądanie osoby Elite Expo wydaje w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego lub przekazuje innemu podmiotowi, jeśli jest to możliwe, dane dotyczące tej osoby, które dostarczyła ona Elite Expo, przetwarzane na podstawie zgody tej osoby lub w celu zawarcia lub wykonania umowy z nią zawartej, w systemach informatycznych Spółki.
  • Sprzeciw w szczególnej sytuacji. Jeżeli osoba zgłosi umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem przetwarzania jej danych, a dane przetwarzane są przez Spółkę w oparciu o uzasadniony interes Spółki lub o powierzone Elite Expo zadanie w interesie publicznym, Elite Expo uwzględni sprzeciw, o ile nie zachodzą po stronie Spółki ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby zgłaszającej sprzeciw, lub podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  • Sprzeciw przy badaniach naukowych, historycznych lub celach statystycznych. Jeżeli Elite Expo prowadzi badania naukowe, historyczne lub przetwarza dane w celach statystycznych, osoba może wnieść umotywowany jej szczególną sytuacją sprzeciw względem takiego przetwarzania. Elite Expo uwzględni taki sprzeciw, chyba że przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym.
  • Sprzeciw względem marketingu bezpośredniego. Jeżeli osoba zgłosi sprzeciw względem przetwarzania jej danych przez Spółkę na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym ewentualnie profilowania), Elite Expo uwzględni sprzeciw i zaprzestanie takiego przetwarzania.
  • Prawo do ludzkiej interwencji przy automatycznym przetwarzaniu. Jeżeli Elite Expo przetwarza dane w sposób automatyczny, w tym w szczególności profiluje osoby, i w konsekwencji podejmuje względem osoby decyzje wywołujące skutki prawne lub inaczej istotnie wpływające na osobę, Elite Expo zapewnia możliwość odwołania się do interwencji i decyzji człowieka po stronie Spółki, chyba że taka automatyczna decyzja (i) jest niezbędna do zawarcia lub wykonania umowy między odwołującą się osobą a Spółką; lub (ii) jest wprost dozwolona przepisami prawa; lub (iii) opiera się o wyraźną zgodę odwołującej osoby.
  1. MINIMALIZACJA

Elite Expo dba o minimalizację przetwarzania danych pod kątem: (i) adekwatności danych do celów (ilości danych i zakresu przetwarzania), (ii) dostępu do danych, (iii) czasu przechowywania danych.

  • Minimalizacja zakresu

Elite Expo zweryfikowała zakres pozyskiwanych danych, zakres ich przetwarzania i ilość przetwarzanych danych pod kątem adekwatności do celów przetwarzania w ramach wdrożenia RODO.

Elite Expo dokonuje okresowego przeglądu ilości przetwarzanych danych i zakresu ich przetwarzania nie rzadziej niż raz na rok.

Elite Expo przeprowadza weryfikację zmian co do ilości i zakresu przetwarzania danych w ramach procedur zarządzania zmianą (privacy by design).

  • Minimalizacja dostępu

Elite Expo stosuje ograniczenia dostępu do danych osobowych: prawne (zobowiązania do poufności, zakresy upoważnień), fizyczne (strefy dostępu, zamykanie pomieszczeń) i logiczne (ograniczenia uprawnień do systemów przetwarzających dane osobowe i zasobów sieciowych, w których rezydują dane osobowe).

Elite Expo stosuje kontrolę dostępu fizycznego.

Elite Expo dokonuje aktualizacji uprawnień dostępowych przy zmianach w składzie personelu i zmianach ról osób, oraz zmianach podmiotów przetwarzających.

Elite Expo dokonuje okresowego przeglądu ustanowionych użytkowników systemów i aktualizuje ich nie rzadziej niż raz na rok.

Szczegółowe zasady kontroli dostępu fizycznego i logicznego zawarte są w procedurach bezpieczeństwa fizycznego i bezpieczeństwa informacji Spółki.

  • Minimalizacja czasu

Elite Expo wdraża mechanizmy kontroli cyklu życia danych osobowych w Elite Expo, w tym weryfikacji dalszej przydatności danych względem terminów i punktów kontrolnych wskazanych w Rejestrze.

Dane, których zakres przydatności ulega ograniczeniu wraz z upływem czasu są usuwane z systemów produkcyjnych Spółki, jak też z akt podręcznych i głównych. Dane takie mogą być archiwizowane oraz znajdować się na kopiach zapasowych systemów i informacji przetwarzanych przez Spółkę. Procedury archiwizacji i korzystania z archiwów, tworzenia i wykorzystania kopii zapasowych uwzględniają wymagania kontroli nad cyklem życia danych, a w tym wymogi usuwania danych.

  1. BEZPIECZEŃSTWO

Elite Expo zapewnia stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw i wolności osób fizycznych wskutek przetwarzania danych osobowych przez Spółkę.

  • Analizy ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa

Elite Expo przeprowadza i dokumentuje analizy adekwatności środków bezpieczeństwa danych osobowych. W tym celu:

  • Elite Expo zapewnia odpowiedni stan wiedzy o bezpieczeństwie informacji, cyberbezpieczeństwie i ciągłości działania − wewnętrznie lub ze wsparciem podmiotów wyspecjalizowanych.
  • Elite Expo kategoryzuje dane oraz czynności przetwarzania pod kątem ryzyka, które przedstawiają.
  • Elite Expo przeprowadza analizy ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych dla czynności przetwarzania danych lub ich kategorii. Elite Expo analizuje możliwe sytuacje i scenariusze naruszenia ochrony danych osobowych uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia.
  • Elite Expo ustala możliwe do zastosowania organizacyjne i techniczne środki bezpieczeństwa i ocenia koszt ich wdrażania. W tym Elite Expo ustala przydatność i stosuje takie środki i podejście jak:
  • pseudonimizacja,
  • szyfrowanie danych osobowych,
  • inne środki cyberbezpieczeństwa składające się na zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania,
  • środki zapewnienia ciągłości działania i zapobiegania skutkom katastrof, czyli zdolności do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego.
    • Oceny skutków dla ochrony danych

Elite Expo dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych tam, gdzie zgodnie z analizą ryzyka ryzyko naruszenia praw i wolności osób jest wysokie.

Elite Expo stosuje metodykę oceny skutków przyjętą w Elite Expo.

  • Środki bezpieczeństwa

Elite Expo stosuje środki bezpieczeństwa ustalone w ramach analiz ryzyka i adekwatności środków bezpieczeństwa oraz ocen skutków dla ochrony danych.

Środki bezpieczeństwa danych osobowych stanowią element środków bezpieczeństwa informacji i zapewnienia cyberbezpieczeństwa w Elite Expo i są bliżej opisane w procedurach przyjętych przez Spółkę dla tych obszarów.

  • Zgłaszanie naruszeń

Elite Expo stosuje procedury pozwalające na identyfikację, ocenę i zgłoszenie zidentyfikowanego naruszenia ochrony danych Urzędowi Ochrony Danych w terminie 72 godzin od ustalenia naruszenia.

  1. PROJEKTOWANIE PRYWATNOŚCI

Elite Expo zarządza zmianą mającą wpływ na prywatność w taki sposób, aby umożliwić zapewnienie odpowiedniego bezpieczeństwa danych osobowych oraz minimalizacji ich przetwarzania.

W tym celu zasady prowadzenia projektów i inwestycji przez Spółkę odwołują się do zasad bezpieczeństwa danych osobowych i minimalizacji, wymagając oceny wpływu na prywatność i ochronę danych, uwzględnienia i zaprojektowana bezpieczeństwa i minimalizacji przetwarzania danych od początku projektu lub inwestycji.

 

REJESTRACJA ONLINE